一、应当与当事人约定调解的时间、地点，并于调解时间3日前通知当事人。
调解的时间地点是由公安机关交通管理部门与各方当事人协商确定的，如果一方当事人不能在预定的时间参加调解，可以在预定的调解时间前一日通知承办调解的交通警察，请求变更调解时间。
由承办调解案件的交通警察再与其他当事人协商确定一个新的调解时间。
但新的调解时间必须在调解规定的10天时间限定之内。
二、通知有关人员进行调解。
通知一般采用书面形式，采用口头形式的要计入调解笔录，损害赔偿的调解参加人包括：
交通事故的当事人；
交通事故伤亡者的近亲属或者监护人；
交通事故车辆所有人；
交通事故当事人的法定代理人或者委托代理人；
公安机关交通管理部门认为有必要参加的人员。
其中委托代理人参加调解必须向办案人员出具由委托人签名或者盖章的授权委托书，委托书载明委托事项和权限。
调解参加人必须经公安机关交通管理部门同意之后才能参加调解，且一方人数不得超过3人。
三、必须在法定的期限内进行调解。
公安机关交通管理部门调解交通事故损害赔偿争议的期限为10日。
对交通事故致死的，调解从办理丧葬事宜结束之日起开始；
对交通事故致伤的，调解从治疗终结或者定残之日起开始；
对交通事故造成财产损失的，调解从确定损失之日起开始。法律依据：《道路交通事故处理程序规定》第二十一条
当事人自行协商达成协议的，制作道路交通事故自行协商协议书，并共同签名。道路交通事故自行协商协议书应当载明事故发生的时间、地点、天气、当事人姓名、驾驶证号或者身份证号、联系方式、机动车种类和号牌号码、保险公司、保险凭证号、事故形态、碰撞部位、当事人的责任等内容。
