1、委託授權書
受託人一般選擇清欠小組負責人和小區管理處主任，規模較小的企業也可以選擇企業經理和小區管理處主任。受委託人應對物業管理相關法規和小區物業服務合同比較熟悉，有較強的語言表達能力，同時還掌握了對業主欠費理由的答辯對策。
2、起草起訴狀
根據公司在該小區物業服務合同的情況，起草訴訟狀。有前期物業服務合同和與業主委員會簽訂的物業服務合同的，以合同條款為基礎起草起訴狀;沒有物業服務合同，可以尋求街道辦事處或居委會出具證明，再加上物價局頒發的該小區收費許可證，就可證明事實合同關係。
3、證據清單
(1)公司營業執照和資質證書，證明公司有合法的經營權。
(2)物業服務合同、收費許可證、街道辦事處或居委會出據的證明，證明公司在該小區有合法的物業服務權利和收費標準。
(3)相關的文件，如政府28號令、關於規範我市住宅小區公共水電費分攤問題的通知、關於收繳垃圾處理費的通知，證明物業服務各項收費的合法性，包括滯納金。
(4)房地產權登記表、企業登記信息表(商鋪)，證明被告的業主身份或物業使用人。
(5)其它有證明作用的文件。
4、製作欠費數據
(1)物業管理服務費及滯納金明細表
(2)水費、污水處理費、加壓電費明細表
(3)防盜門及梯燈維修、路燈電費及垃圾處理費明細表
(4)電梯電費及梯燈電費分攤明細表
(5)電梯維修零件費分攤明細表
(6)每噸供水加壓電費計算表
(7)電梯電費及梯燈電費分攤計算表
(8)電梯維修零件費分攤計算表
注：以上各類表各企業根據小區實際情況製作。
5、其它資料
(1)律師函複印件;
(2)繳費通知;
(3)催費通知。
有些業主買房後一直閒置不住，覺得不住繳納物業費是不合理的，就一直拖欠的不交，導致物業公司在催款無果的情況下向法院提起訴訟，被起訴的業主要積極的應訴，並把欠下的物業費及時的補交。
